隨著科技的日益發達， 傳真機也成為我們辦公生活中不可缺少的一員， 基本上每個公司都會有一台甚至多台傳真機， 很多人還用過傳真機。 那麼， 大家知道如何使用傳真機嗎？下面就為大家介紹下傳真機的使用方法， 一起來學習下吧。
如何使用傳真機
想更好的使用傳真機首先要瞭解下傳真機的工作原理。 傳真機的工作原理其實相對簡單， 首先將需要傳真的檔通過光電掃描技術將圖像、文字等轉化為採用霍夫曼編碼方式的數位信號， 經V.27、V.29方式調製後轉成音訊信號， 然後通過傳統電話線進行傳送。 接收方的傳真機接到信號後， 會將信號復原然後列印出來， 這樣， 接收方就會收到一份原發送文件的影本。
很多人不知道具體怎麼使用傳真機， 按以下步驟操作就可以了：
1、先將普通電話線接到傳真機LINE埠上。
2、把你要傳的文件放到進紙處。
3、（知道方向的就不用看這步了）有的機子是文字面向上，
4、按免提鍵或提起聽筒， 隨便哪個都可以。
5、撥需要傳到對方的電話號碼。
6、（對方是手動接收）然後對方接通後， 告訴對方給你一個信號， 對方給你信號後會有“滴……”音。
7、按“確認”或“開始”鍵等紙張自動走完就可以了（有的傳真機上的確定和啟動是一個鍵）。
8、（對方是自動接收）聽到“滴……”音按“開始”或“確定”鍵等紙張自動走完就可以。
9、傳完後養成一個號習慣， 就是打電話給對方詢問下傳真件是否收到。
只要按以上操作就可以使用傳真機了， 傳真機的使用有夠簡單！
傳真機怎麼發傳真？
1、首先打開傳真機蓋子， 把要傳真的內容放入傳真機， 傳真機會將稿件吸入幾毫米的距離， 表示放入稿件成功。
特別提示：通常傳真機上都會有一個小標示， 提示怎樣放置檔， 我們用的傳真機是將文字面向下的（一般的傳真機都是文字面向下）。
2、提示傳真機聽筒或按下免提鍵，
3、如果對方是自動傳真的話， 等待傳真機自動回應並發出“嘀～～～”的傳真信號， 此時按下“傳真/開始”按鈕， 傳真就會自動傳送了。
如果對方是人工應答傳真， 需要等待對方接聽電話。 當電話接通時， 你需要向對方表明意願（如：您好！請將傳真將給某某某， 謝謝！）。
4、當聽到“嘀”聲之後， 按下你傳真機上的“啟動”鍵， 開始傳真， 同時放回聽筒掛機;等紙被全部“吐”出來之後， 就表示傳真成功。
其實， 傳真機的使用方法並不複雜， 只要用過幾次， 您就知道傳真機怎麼發傳真了。 另外， 小編提醒您在傳真機的背面， 底面均有通風孔。 為避免傳真機過熱（將引起運轉反常）， 最好不要將傳真機置於床上、沙發上、地毯上或其他類似的柔軟檯面上。
1、不要使用非標準的傳真紙。 劣質的傳真紙光潔度不夠， 使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。 記錄紙上的化學染料配方不合理， 會造成印字品質不佳，保存時間變短。
2、不要隨意更換電源線。傳真機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。若將其拔掉或改用兩針插頭，則對安全不利。
3、合紙艙蓋的動作不宜過猛。傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
4、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨蹟或膠水未幹的稿件不宜發送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機故障。而稿件上的墨蹟或膠水未幹則易弄髒掃描玻璃，造成傳真機發送品質下降。
5、不要頻繁地開機。這是因為每次開關機都會使機內的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的衝擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。經常通電其實是傳真機最好的保養方法。
7、不要把傳真機當作影印機來使用，重要資料要用靜電影印機複印後保存。有人用傳真機的複印功能來複印資料。傳真機完成複印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，因應儘量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。另外傳真紙記錄的檔不宜長期保存。這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受陽光照射後，傳真紙上的字會逐漸退色。因此，對於重要的、需要長期保存的檔，一定要用靜電影印機複印一份長期保存。
8、傳真機忌諱塵土，一旦塵土進入傳真機的光學掃描系統，會影響傳真機發送和複印的品質，塵土從窗戶的縫隙中進入室內，放在窗下的傳真機出現問題的可能性就大大增加了，清潔傳真機掃描系統的工作，對專業維修人員來說雖然並不是很困難，但也應該儘量避免麻煩;另外，雨季如果窗戶沒關，雨水進入傳真機造成短路故障將是一件很棘手的事情。
一、文件複印全黑
原因：掃描器、主機板或者熱感頭故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如沒問題，檢查主機板上掃描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更換主機板，如仍不能解決，則為掃描器故障，更換掃描器。
二、文件複印不清晰
原因：掃描器或白輥髒。
處理方法：清潔掃描器和白輥。
三、文件複印1/4白
原因：熱感頭或者掃描器故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如果熱感頭良好，則為掃描器故障，更換掃描器。
四、文件複印全白
原因：主機板，熱感頭或者掃描器故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如果熱感頭沒問題，更換主機板，複印仍顯示全白，再更換掃描器。
五、文件複印時一側字跡不規則范白
原因1：上蓋扣合不嚴或范白一側的掛鉤沒有掛到位。
處理方法：打開面板後壓住兩邊用力重新扣合。
原因2：也可能是熱感頭（TPH）錯位所致。
處理方法：打開面板後反復按壓熱感頭，調整使其復位。
六、文件複印有黑帶
原因：掃描器（CIS）表面髒或者熱感頭故障。
處理方法：可以先清潔掃描器，如仍有黑帶，則更換熱感頭。
會造成印字品質不佳，保存時間變短。
2、不要隨意更換電源線。傳真機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。若將其拔掉或改用兩針插頭，則對安全不利。
3、合紙艙蓋的動作不宜過猛。傳真機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕則會使紙艙蓋變形，重則會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。
4、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨蹟或膠水未幹的稿件不宜發送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起傳真機故障。而稿件上的墨蹟或膠水未幹則易弄髒掃描玻璃，造成傳真機發送品質下降。
5、不要頻繁地開機。這是因為每次開關機都會使機內的電子元器件發生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導致機內元器件提前老化，每次開機的衝擊電流也會縮短傳真機的使用壽命。經常通電其實是傳真機最好的保養方法。
7、不要把傳真機當作影印機來使用，重要資料要用靜電影印機複印後保存。有人用傳真機的複印功能來複印資料。傳真機完成複印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是傳真機最重要的部件之一，靠自身發熱工作，因應儘量減少其工作時間，以延長傳真機的使用壽命。另外傳真紙記錄的檔不宜長期保存。這是因為傳真紙上的化學染料不穩定，時間長了或受陽光照射後，傳真紙上的字會逐漸退色。因此，對於重要的、需要長期保存的檔，一定要用靜電影印機複印一份長期保存。
8、傳真機忌諱塵土，一旦塵土進入傳真機的光學掃描系統，會影響傳真機發送和複印的品質，塵土從窗戶的縫隙中進入室內，放在窗下的傳真機出現問題的可能性就大大增加了，清潔傳真機掃描系統的工作，對專業維修人員來說雖然並不是很困難，但也應該儘量避免麻煩;另外，雨季如果窗戶沒關，雨水進入傳真機造成短路故障將是一件很棘手的事情。
一、文件複印全黑
原因：掃描器、主機板或者熱感頭故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如沒問題，檢查主機板上掃描器插口是否插接良好，如果插接良好，先更換主機板，如仍不能解決，則為掃描器故障，更換掃描器。
二、文件複印不清晰
原因：掃描器或白輥髒。
處理方法：清潔掃描器和白輥。
三、文件複印1/4白
原因：熱感頭或者掃描器故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如果熱感頭良好，則為掃描器故障，更換掃描器。
四、文件複印全白
原因：主機板，熱感頭或者掃描器故障。
處理方法：首先進入服務模式，測試熱感頭，如有問題，更換。如果熱感頭沒問題，更換主機板，複印仍顯示全白，再更換掃描器。
五、文件複印時一側字跡不規則范白
原因1：上蓋扣合不嚴或范白一側的掛鉤沒有掛到位。
處理方法：打開面板後壓住兩邊用力重新扣合。
原因2：也可能是熱感頭（TPH）錯位所致。
處理方法：打開面板後反復按壓熱感頭，調整使其復位。
六、文件複印有黑帶
原因：掃描器（CIS）表面髒或者熱感頭故障。
處理方法：可以先清潔掃描器，如仍有黑帶，則更換熱感頭。
